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L’importance de la conformité RH

ENTREPRISE & SOCIÉTÉ

L’importance de la conformité RH

Sandra septembre 7, 2020
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Découvrez les tâches et programmes de conformité sur lesquels les professionnels des RH doivent surveiller, des procédures du manuel de l’employé aux programmes de triage des dénonciateurs.
Parfois, il est facile de négliger l’importance des ressources humaines et des problèmes de conformité. Mais les départements des ressources humaines sont confrontés à des risques importants de mise en application et de conformité. De plus, le responsable des ressources humaines est un partenaire important en matière de conformité. Si une entreprise souffre de programmes de conformité faibles, son service des ressources humaines est sûr d’être une responsabilité pour l’entreprise.

Le directeur des ressources humaines

Le chef des ressources humaines a d’importantes responsabilités en matière de conformité tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de son service. Au sein de son département, le directeur des ressources humaines doit s’assurer du respect :
Le salaire minimum et la rémunération des heures supplémentaires. Ces exigences diffèrent dans chaque État, mais présentent des risques importants, en particulier pour les entreprises qui disposent d’un large bassin d’employés rémunérés. Des recours collectifs sont régulièrement intentés contre des chaînes de restauration rapide, des hôpitaux et d’autres organisations où des groupes importants d’employés perçoivent un salaire horaire. Près de la moitié de tous ces recours collectifs sont déposés en Californie, où la loi de l’État est très favorable aux travailleurs.
Les lois fédérales sur les droits civils régissent l’embauche, le licenciement et les conditions d’emploi. En général, ces lois interdisent la prise en compte de la race, du sexe, de l’âge ou de tout autre statut « protégé » lors de la prise de décisions concernant l’embauche ou le licenciement ou l’établissement de toute autre condition. L’application du gouvernement au niveau fédéral et au niveau des États est agressive, et des litiges privés allant des recours collectifs aux poursuites individuelles sont régulièrement déposés.
La loi sur les congés familiaux et médicaux accorde à certains employés le droit de prendre jusqu’à douze semaines de congé sans solde chaque année dans des circonstances particulières, et d’être réintégré avec certaines protections après un tel congé.
La loi sur les droits en matière d’emploi et de réemploi dans les services uniformes prévoit des protections pour les employés appelés à exercer un service militaire actif et les protège lorsqu’ils retournent au travail après avoir terminé leur service militaire.
Gestion des programmes de rémunération et d’avantages sociaux. Les responsables des ressources humaines doivent souvent superviser la rémunération des employés et les régimes d’avantages sociaux qui incluent les exigences en matière de rapports, de divulgation et de fiduciaire de l’Employée. La loi sur la protection des patients et les soins abordables a imposé un certain nombre d’exigences et, en 2014, un certain nombre de nouvelles exigences entreront en vigueur pour les entreprises offrant des prestations de santé parrainées par l’employeur.
Le chef des ressources humaines doit embaucher et retenir des personnes qui connaissent les lois propres à la RH et sont capables de créer des politiques et des procédures appropriées. Une fois les politiques établies, la RH doit s’assurer qu’elles sont communiquées efficacement dans toute l’organisation. En outre, le chef des ressources humaines doit auditer ses opérations pour s’assurer de la conformité et doit s’assurer qu’il/elle communique régulièrement avec la haute direction et le chef de la conformité.

Rôle important dans le travail

En dehors de ces responsabilités essentielles, le chef des ressources humaines joue un rôle important dans le travail avec les bureaux de conformité, juridique et d’audit. Ces responsabilités comprennent :

Manuel de l’employé et procédures. La RH devrait maintenir et mettre à jour régulièrement un manuel des employés sur les procédures. Ce manuel doit intégrer les politiques et les procédures régissant la conformité, y compris la lutte contre la corruption, le contrôle des exportations, les contrats gouvernementaux et d’autres politiques applicables.
Éducation et formation. La RH devrait mettre en œuvre des programmes d’éducation et de formation dans toute l’organisation et conserver une documentation sur le contenu et la participation.
Audit. La RH doit coordonner leur programme d’audit interne. Communications de conformité. La RH doit coordonner avec le chef de la conformité la conception et la mise en œuvre d’une stratégie de communication globale pour promouvoir la conformité dans toute l’organisation.
Procédures disciplinaires. La RH doit travailler en étroite collaboration avec le chef de la conformité et l’avocat général pour concevoir et mettre en œuvre un programme disciplinaire approprié en cas d’inconduite des employés.
Programme d’intervention et de triage des dénonciateurs. La RH doit se coordonner avec le chef de la conformité et l’avocat général pour développer un programme de conformité des dénonciateurs afin d’encourager les rapports internes et les réponses aux plaintes des dénonciateurs, y compris un programme de triage.
Comme vous pouvez facilement le glaner dans ces listes, le chef des ressources humaines est confronté à un certain nombre de risques au sein de son propre bureau et a un certain nombre de responsabilités importantes pour assurer la conformité de l’entreprise. Le défi consiste à répartir les responsabilités entre les bureaux de la conformité, de l’audit, du juridique et des ressources humaines, et de veiller à ce qu’ils se coordonnent pour assurer le bon fonctionnement de l’opération.
Rester à jour avec toutes les dernières réglementations de conformité peut sembler une tâche herculéenne.

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